貸切バス事業において 巡回指導というものがあります。

簡単に言ってしまえば 日々行っている業務を規定通り行い その書類を確認いただくものです。例えば日々の点呼簿・運送引受書・バス点検表・健康診断・教育関連などです。

弊社も数年前まで 上記書類を紙ベースで管理し 巡回指導時 「この書類を見せて下さい」と言われると 膨大な紙をめくるにめくって やっと書類を見つけるような事を行なっていました。この巡回指導は私にとって非常に重荷に感じ どうにか効率良く対応できないか模索してきました。

今は紙で保存していた書類をデータ化し クラウドサービス保存 その共有機能を使い どんな書類でも10秒以内に画面に表示できるように変更しました。これに伴い 今まで紙で保存していた書類の8割がなくなり 保存棚は不要になりました。

周りを見ると まだ多くの企業で紙ベース保存が多く 綺麗にバインダーを棚に並べているのを目にします。このことに疑問を感じている方がおられましたら是非 私共の推奨する書類整理を検討ください！

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